Ist es legal, ein Meeting zu transkribieren?

Die rechtliche Lage in Deutschland ist eindeutig: Wer ein vertrauliches Gespräch ohne Einwilligung aller Teilnehmer aufzeichnet — und damit auch transkribiert — macht sich nach § 201 StGB strafbar. Das gilt für Telefongespräche, Videokonferenzen, Vor-Ort-Meetings und auch für KI-Transkriptions-Tools, die im Hintergrund mitlaufen.

Die wichtigsten Regeln:

1. All-Party-Consent. Alle Beteiligten müssen vor Beginn der Aufzeichnung/Transkription informiert sein und ihr Einverständnis geben. Stillschweigende Duldung reicht nicht — es braucht eine aktive Zustimmung. Bei Tools wie Zoom oder Teams ist das oft eine Einblendung „Diese Sitzung wird aufgezeichnet/transkribiert". Wer nicht zustimmt, muss die Möglichkeit haben, das Gespräch zu verlassen.

2. DSGVO zusätzlich. Bei Verarbeitung personenbezogener Daten kommt noch die DSGVO obendrauf — Rechtsgrundlage (Einwilligung oder berechtigtes Interesse), Informationspflichten (Art. 13), AVV mit dem Transkriptionsdienst (Art. 28).

3. Betriebsrat. Bei Mitarbeitenden in Deutschland fällt KI-Transkription unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle). Ohne Betriebsvereinbarung oder Zustimmung des Betriebsrats darfst du das Tool im Unternehmen nicht ausrollen.

4. Internationale Calls. Sitzt auch nur ein Teilnehmer in einem All-Party-Consent-Staat (Kalifornien, Florida, Illinois, …), brauchst du dort ebenfalls die Einwilligung aller. Bei deutschen Beteiligten gilt deutsches Recht, bei US-Beteiligten US-Recht — Vorsicht, wenn EU und US gemischt sind.

5. Einwilligungs-Wortlaut. Sauber dokumentiert, etwa: „Dieses Meeting wird mit DeepScript transkribiert. Die Audiodatei wird nach Verarbeitung gelöscht, der Transkript-Text 30 Tage gespeichert. Mit der Teilnahme stimmst du der Transkription zu." Diesen Hinweis im Kalendereintrag, in der Meeting-Einladung und beim Start des Calls geben.

6. Ausnahmen. Öffentliche Gespräche (Konferenzbühnen, Pressekonferenzen) und einseitige Aufzeichnungen für ausschließlich private Zwecke sind ggf. anders zu bewerten — aber sobald ein zweiter Mensch beteiligt ist und das Gespräch nicht öffentlich war, gilt der Schutz.

Praktische Konsequenz: Wer KI-Transkription seriös einsetzt, baut Einwilligung in den Prozess ein — und wählt einen Anbieter, der die DSGVO-Seite sauber abdeckt. DeepScript stellt für genau diesen Zweck einen vorgefertigten AVV bereit.