Czy transkrypcja spotkania jest legalna?

Sytuacja prawna w Niemczech jest jednoznaczna: kto nagrywa poufną rozmowę bez zgody wszystkich uczestników – a obejmuje to także jej transkrypcję – popełnia czyn karalny zgodnie z § 201 StGB. Dotyczy to rozmów telefonicznych, wideokonferencji, spotkań na żywo, a także narzędzi transkrypcji SI działających w tle.

Najważniejsze zasady:

1. Zgoda wszystkich uczestników. Wszyscy uczestnicy muszą zostać poinformowani przed rozpoczęciem nagrywania/transkrypcji i wyrazić zgodę. Milczące przyzwolenie nie wystarcza – wymagana jest aktywna zgoda. W narzędziach takich jak Zoom czy Teams jest to często komunikat „Ta sesja jest nagrywana/transkrybowana\". Kto nie wyraża zgody, musi mieć możliwość opuszczenia rozmowy.

2. RODO dodatkowo. Przy przetwarzaniu danych osobowych dochodzi jeszcze RODO – podstawa prawna (zgoda lub prawnie uzasadniony interes), obowiązki informacyjne (Art. 13), DPA z usługą transkrypcji (Art. 28).

3. Rada zakładowa. W przypadku pracowników w Niemczech transkrypcja SI podlega § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (współdecydowanie w sprawie urządzeń technicznych służących do kontroli wydajności i zachowania). Bez porozumienia zakładowego lub zgody rady zakładowej nie wolno wdrożyć narzędzia w całej firmie.

4. Rozmowy międzynarodowe. Jeśli choćby jeden uczestnik znajduje się w stanie wymagającym zgody wszystkich uczestników (Kalifornia, Floryda, Illinois, …), tam również potrzebujesz zgody wszystkich. Do uczestników niemieckich stosuje się prawo niemieckie, do amerykańskich – prawo USA – uwaga, gdy w jednej rozmowie mieszają się UE i US.

5. Treść zgody. Należy ją starannie udokumentować, np.: „To spotkanie jest transkrybowane za pomocą DeepScript. Plik audio zostaje usunięty po przetworzeniu, tekst transkrypcji jest przechowywany przez 30 dni. Uczestnicząc, wyrażasz zgodę na transkrypcję.\" Umieść ten komunikat we wpisie w kalendarzu, w opisie spotkania i przy rozpoczęciu rozmowy.

6. Wyjątki. Rozmowy publiczne (sceny konferencyjne, konferencje prasowe) oraz jednostronne nagrania wyłącznie do celów prywatnych mogą być oceniane inaczej – ale gdy tylko zaangażowana jest druga osoba, a rozmowa nie była publiczna, obowiązuje ochrona.

Praktyczny wniosek: kto poważnie korzysta z transkrypcji SI, wbudowuje zgodę w proces – i wybiera dostawcę, który czysto pokrywa stronę RODO. DeepScript udostępnia gotowy do podpisania DPA dokładnie w tym celu.