Wat we verwerken – en wat niet

• Audio- en videogegevens uit de door de klant geüploade opnamen. Bevatten stemmen, gesproken inhoud, namen, functies, organisaties en overige in de opname genoemde informatie.
• Transcriptieresultaten – de gegenereerde tekst, optioneel sprekerlabels en woordtijdstempels.
• Technische metadata zoals IP-adres, user-agent, systeem-ID's, inlogtijdstempels, auditlogvermeldingen en foutlogboeken.
• Accountgegevens – e-mail, naam, wachtwoordhash, 2FA-status, taal, thema.
• Factureringsgegevens – bedrijfsnaam, factuuradres, btw-nummer, betaalmiddeltokens (via Stripe), transactiegeschiedenis.

• We trainen geen AI-modellen met klantgegevens – noch onze eigen, noch die van derden. Contractueel gegarandeerd, technisch geborgd door duidelijk gescheiden inferentiepijplijnen.
• We geven geen klantgegevens door aan advertentie-, tracking- of analysediensten.
• We analyseren geen stemmingen, emoties, persoonlijkheidskenmerken of politieke opvattingen uit opnamen.
• We doen niet aan “voiceprint matching” – stemopnamen worden niet gebruikt om natuurlijke personen te identificeren.
• We verkopen of verhuren geen klantgegevens – nooit.

De verwerking vindt uitsluitend plaats als verwerker op gedocumenteerde instructie van de klant ter uitvoering van het hoofdcontract (art. 28 + art. 6 lid 1 sub b AVG). Concreet:

Transcriptie

Geautomatiseerde omzetting van spraak naar tekst

Sprekerscheiding

Diarisatie zonder biometrische identificatie

API-toegang

Programmatische toegang tot je eigen transcripties

Webhooks

Melding van transcription.completed, balance.low enz.

Accountbeheer

Aanmelden, audittrail, workspacebeheer

Facturering

Opwaarderen, facturering, belastingplicht

Alle applicatie- en transcriptiegegevens worden opgeslagen in de datacenters van Hetzner Online GmbH in Neurenberg en Falkenstein. Beide locaties bevinden zich in Duitsland en zijn ISO/IEC 27001-gecertificeerd. We gebruiken geen Amerikaanse cloudproviders voor de verwerking van inhoudsgegevens.

Een doorgifte naar derde landen vindt uitsluitend plaats voor de betalingsverwerking via Stripe (EU → VS, beschermd door EU-modelcontractbepalingen en DPF-certificering). Zie voor details Subverwerkers.

Originele audio

Wordt onmiddellijk na een geslaagde transcriptie verwijderd – zodra de engine het resultaat bevestigt.

Audioproxy (optioneel)

Voor in-app-weergave wordt optioneel een kleine Opus-monoproxy gegenereerd. Deze blijft in de workspace tot de transcriptie wordt verwijderd.

Transcripten

Standaard: automatische verwijdering na 30 dagen. Configureerbaar per workspace. Met een actief Pro-plan: permanente opslag mogelijk.

Auditlogs

12 maanden na verwijdering van het account, daarna automatische opschoning.

Factuurgegevens

10 jaar op grond van § 147 AO / § 257 HGB (wettelijke bewaarplicht).

Back-ups

14 dagen doorlopend; verwijderde records vallen automatisch met de rotatie uit de back-ups.

Op verzoek verwijderen we alle klantgegevens binnen 30 dagen na het einde van het contract. Een schriftelijke bevestiging van de verwijdering wordt op verzoek verstrekt.

• We slaan alleen op wat we nodig hebben om de dienst te leveren – geen optionele “nice-to-have”-velden zonder doel.
• We gebruiken geen nieuwsbrieven, trackingpixels of advertentiecookies.
• Cookiebanner: alleen essentiële functionele cookies; toestemming voor tracking is niet nodig, omdat we geen tracking doen.
• De in de browser opgeslagen gegevens (local storage, cookies) blijven beperkt tot het sessietoken, de themavoorkeur en de taalinstelling.

In de workspace-instellingen kun je de termijn voor automatische verwijdering van transcripten instellen tussen 7 en 365 dagen of – met een actief Pro-plan – transcripten permanent bewaren. De instelling werkt met terugwerkende kracht op bestaande transcripten; verwijderde inhoud is onherstelbaar.