Is het legaal om een vergadering te transcriberen?

De juridische situatie in Duitsland is duidelijk: wie een vertrouwelijk gesprek opneemt zonder toestemming van alle deelnemers – en dat omvat ook het transcriberen ervan – maakt zich schuldig aan een strafbaar feit volgens § 201 StGB. Dit geldt voor telefoongesprekken, videoconferenties, fysieke vergaderingen en ook voor AI-transcriptietools die op de achtergrond meelopen.

De belangrijkste regels:

1. Toestemming van alle deelnemers. Alle deelnemers moeten vóór aanvang van de opname/transcriptie geïnformeerd zijn en hun toestemming geven. Stilzwijgend dulden volstaat niet – er is actieve instemming nodig. Bij tools zoals Zoom of Teams is dat vaak een melding „Deze sessie wordt opgenomen/getranscribeerd\". Wie niet instemt, moet de mogelijkheid hebben het gesprek te verlaten.

2. AVG erbovenop. Bij verwerking van persoonsgegevens komt de AVG er nog bovenop – rechtsgrondslag (toestemming of gerechtvaardigd belang), informatieplichten (Art. 13), DPA met de transcriptiedienst (Art. 28).

3. Ondernemingsraad. Voor medewerkers in Duitsland valt AI-transcriptie onder § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (medezeggenschap bij technische voorzieningen om prestaties en gedrag te controleren). Zonder een overeenkomst met de ondernemingsraad of diens instemming mag je de tool niet bedrijfsbreed uitrollen.

4. Internationale calls. Zit er ook maar één deelnemer in een staat met toestemming van alle deelnemers (Californië, Florida, Illinois, …), dan heb je daar eveneens ieders toestemming nodig. Voor Duitse deelnemers geldt Duits recht, voor Amerikaanse deelnemers Amerikaans recht – wees voorzichtig als EU en US in dezelfde call worden gemengd.

5. Formulering van de toestemming. Netjes vastgelegd, bijvoorbeeld: „Deze vergadering wordt met DeepScript getranscribeerd. Het audiobestand wordt na verwerking verwijderd, de transcripttekst wordt 30 dagen bewaard. Door deel te nemen, stem je in met de transcriptie.\" Geef deze melding in de agenda-uitnodiging, in de vergaderomschrijving en bij de start van de call.

6. Uitzonderingen. Openbare gesprekken (conferentiepodia, persconferenties) en eenzijdige opnames voor uitsluitend privédoeleinden kunnen anders worden beoordeeld – maar zodra een tweede persoon betrokken is en het gesprek niet openbaar was, geldt de bescherming.

Praktische conclusie: wie AI-transcriptie serieus inzet, bouwt toestemming in het proces in – en kiest een aanbieder die de AVG-kant netjes afdekt. DeepScript stelt voor precies dit doel een kant-en-klare DPA beschikbaar.