¿Es legal transcribir una reunión?

La situación jurídica en Alemania es clara: quien grabe una conversación confidencial sin el consentimiento de todos los participantes – y eso incluye transcribirla – comete un delito conforme al § 201 StGB. Esto se aplica a las llamadas telefónicas, las videoconferencias, las reuniones presenciales y también a las herramientas de transcripción con IA que funcionan en segundo plano.

Las reglas principales:

1. Consentimiento de todas las partes. Todos los participantes deben estar informados antes del inicio de la grabación/transcripción y dar su conformidad. Una tolerancia tácita no basta – se requiere una aprobación activa. Con herramientas como Zoom o Teams suele tratarse de un aviso « Esta sesión se está grabando/transcribiendo \". Quien no consienta debe tener la posibilidad de abandonar la conversación.

2. El RGPD por encima. Cuando se tratan datos personales, se añade además el RGPD – base jurídica (consentimiento o interés legítimo), deberes de información (Art. 13), DPA con el servicio de transcripción (Art. 28).

3. Comité de empresa. Para los empleados en Alemania, la transcripción con IA entra en el ámbito del § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (cogestión en dispositivos técnicos para controlar el rendimiento y el comportamiento). Sin un acuerdo con el comité de empresa o su conformidad, no puedes desplegar la herramienta en toda la empresa.

4. Llamadas internacionales. Si hay aunque sea un participante en un estado que exige el consentimiento de todas las partes (California, Florida, Illinois, …), también necesitas allí el consentimiento de todos. A los participantes alemanes se les aplica el Derecho alemán; a los estadounidenses, el Derecho de EE. UU. – cuidado cuando se mezclan la UE y EE. UU. en la misma llamada.

5. Redacción del consentimiento. Bien documentada, por ejemplo: « Esta reunión se transcribe con DeepScript. El archivo de audio se elimina tras el procesamiento, el texto de la transcripción se conserva 30 días. Al participar, consientes la transcripción. \" Incluye este aviso en la invitación de calendario, en la descripción de la reunión y al inicio de la llamada.

6. Excepciones. Las conversaciones públicas (escenarios de conferencias, ruedas de prensa) y las grabaciones unilaterales con fines exclusivamente privados pueden valorarse de otra manera – pero en el momento en que interviene una segunda persona y la conversación no era pública, entra en juego la protección.

Consecuencia práctica: quien utiliza la transcripción con IA de forma seria integra el consentimiento en el flujo de trabajo – y elige un proveedor que cubra de forma limpia la parte del RGPD. DeepScript pone a disposición un DPA listo para firmar precisamente con este fin.