Est-il légal de transcrire une réunion ?

La situation juridique en Allemagne est claire : quiconque enregistre une conversation confidentielle sans le consentement de toutes les parties – ce qui inclut sa transcription – se rend coupable d'une infraction pénale au titre du § 201 StGB. Cela vaut pour les appels téléphoniques, les visioconférences, les réunions en présentiel et aussi pour les outils de transcription par IA qui tournent en arrière-plan.

Les règles essentielles :

1. Consentement de toutes les parties. Tous les participants doivent être informés avant le début de l'enregistrement/la transcription et donner leur accord. Une tolérance tacite ne suffit pas – un accord actif est requis. Avec des outils comme Zoom ou Teams, il s'agit souvent d'une mention « Cette session est enregistrée/transcrite \". Quiconque refuse doit avoir la possibilité de quitter la conversation.

2. Le RGPD en plus. Lorsque des données à caractère personnel sont traitées, le RGPD s'ajoute – base juridique (consentement ou intérêt légitime), obligations d'information (Art. 13), DPA avec le service de transcription (Art. 28).

3. Comité d'entreprise. Pour les salariés en Allemagne, la transcription par IA relève du § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (codétermination pour les dispositifs techniques permettant de contrôler les performances et le comportement). Sans accord du comité d'entreprise ou de convention d'entreprise, vous ne pouvez pas déployer l'outil dans l'entreprise.

4. Appels internationaux. S'il y a ne serait-ce qu'un participant dans un État exigeant le consentement de toutes les parties (Californie, Floride, Illinois, …), vous avez également besoin du consentement de tous là-bas. Le droit allemand s'applique aux participants allemands, le droit américain aux participants américains – prudence lorsque UE et US sont mélangés.

5. Formulation du consentement. À documenter proprement, par exemple : « Cette réunion est transcrite avec DeepScript. Le fichier audio est supprimé après traitement, le texte de la transcription est conservé 30 jours. En participant, vous consentez à la transcription. \" Donnez cette mention dans l'entrée de calendrier, dans l'invitation à la réunion et au démarrage de l'appel.

6. Exceptions. Les conversations publiques (scènes de conférence, conférences de presse) et les enregistrements unilatéraux à des fins strictement privées peuvent être appréciés différemment – mais dès qu'une seconde personne est impliquée et que la conversation n'était pas publique, la protection s'applique.

Conséquence pratique : qui utilise sérieusement la transcription par IA intègre le consentement dans le processus – et choisit un prestataire qui couvre proprement le volet RGPD. DeepScript met à disposition un DPA prêt à l'emploi précisément à cette fin.